Documentos do Simples Nacional: o que Pedir ao Cliente Todo Mês

O Simples Nacional simplifica o imposto — mas não simplifica a lista de documentos que o escritório precisa receber todo mês. A unificação das guias em um único DAS não reduz o volume de informação necessário para calcular corretamente. Na prática, o contador de uma empresa do Simples ainda precisa de notas fiscais, extratos, folha de ponto, pro-labore e mais uma série de documentos para fechar a competência sem erro.

O que muda no Simples é o cálculo — não o processo de coleta. E quando esse processo não está bem definido, o escritório passa o começo de cada mês pedindo documento por documento de forma reativa, sem uma lista estruturada que o cliente possa seguir.

A lista mensal do Simples Nacional

Os documentos abaixo são necessários para a maioria dos clientes optantes pelo Simples Nacional. A lista deve ser ajustada conforme o ramo de atividade e a presença ou não de funcionários:

• Notas fiscais de serviços emitidas (NFS-e) — todas as notas do período, emitidas pelo município ou pelo sistema do cliente. Escritórios com clientes prestadores de serviço precisam de atenção especial aqui: NFS-e canceladas também devem ser informadas.
• Notas fiscais de compras e entradas — mercadorias adquiridas para revenda ou insumos para produção. A base de cálculo do Simples pode variar conforme o volume de entradas, especialmente para comércio e indústria.
• Extratos bancários de todas as contas — conta PJ e, quando há mistura de movimentações pessoais e empresariais, conta PF também. Esse é um dos documentos que mais atrasa — o cliente precisa saber que todos os bancos onde tem conta devem ser incluídos.
• Conciliação bancária do período — ou as informações necessárias para que o escritório faça a conciliação. Sem isso, a conferência fica incompleta.
• Folha de ponto e folha de pagamento — quando há funcionários. Inclui cartão de ponto, relatório de eventos variáveis e comprovantes de pagamento de salários.
• Pro-labore dos sócios — valor deliberado e comprovante de pagamento. Necessário para cálculo de INSS sobre pro-labore e IRRF, mesmo no Simples.
• Comprovantes de pagamento do DAS do mês anterior — para conferência e registro contábil. O cliente que não paga o DAS acumula débito com juros — o escritório precisa rastrear isso.

Documentos que chegam eventualmente (mas precisam de atenção)

Além da lista mensal fixa, alguns documentos chegam em meses específicos e precisam ser solicitados ativamente quando se aplica:

• Admissões e demissões — contratos, exames admissionais, termos de rescisão. Quando há movimento de pessoal, a documentação precisa estar completa antes do fechamento da folha.
• Contratos de prestação de serviço — quando há retenção de ISS na fonte pelo tomador. O escritório precisa do contrato e do comprovante de retenção para abater corretamente no DAS.
• Comprovantes de financiamentos e empréstimos — contrato e boletos pagos, necessários para a conciliação e para registro contábil correto das parcelas de juros e amortização.

Como organizar a coleta por prazo

Uma lista de documentos sem prazo associado é uma lista que vai atrasar. Organizar a coleta por prazo ajuda o cliente a priorizar e evita que tudo chegue na mesma hora — o que trava o processamento:

• Até o dia 5: cartão de ponto e eventos variáveis da folha (horas extras, faltas, afastamentos).
• Até o dia 10: extratos bancários e notas fiscais emitidas e recebidas.
• Até o dia 15: conciliação bancária, pro-labore e comprovantes de DAS.

Com essa distribuição, o escritório consegue processar a folha primeiro — que tem prazo mais curto — e depois fechar a apuração fiscal, sem que tudo dependa do mesmo conjunto de documentos chegando ao mesmo tempo.

Para ver como estruturar toda a coleta de documentos do escritório — não só do Simples Nacional — veja o guia completo: gestão de documentos no escritório contábil.